Être rapide, concentré et effectuer un travail de qualité, c’est un rêve qu’on a du mal à réaliser tous les jours. Que vous soyez entrepreneur, salarié ou freelancer, vous aimeriez bien que toutes vos journées de travail soient toujours productives.
C’est sans compter les retards de planning, les courriels à traiter, les sources de distraction en ligne ou encore les périodes de baisse de régime au cours de la journée. Malgré tous ces facteurs, il est tout à fait possible d’enchainer les journées productives et d’atteindre facilement vos objectifs. Découvrons ensemble comment.
1. Gérer son temps grâce à la méthode Pomodoro
La maîtrise de son temps est la clé de la productivité. Pendant combien de temps êtes-vous en mesure de vous concentrer sur une tâche ? Êtes-vous en mesure de fournir un travail de qualité après une, deux ou trois heures de travail sans arrêt ? Pas toujours évident. Si la méthode Pomodoro a autant de succès, c’est parce qu’elle est à la fois simple et efficace. Le principe est le suivant :
- Concentrez-vous pendant 25 minutes sur une tâche
- Prenez 5 minutes de pause
- Reprenez votre tâche pendant encore 25 minutes
- Après 4 cycles de 25+5 minutes, octroyez-vous 10 à 15 minutes de repos
Pour respecter les temps indiqués, le créateur de la technique Pomodoro, Francesco Cirillo utilisait un minuteur en forme de tomate qui veut dire pomodoro en italien.
Vous l’aurez compris, un minuteur ne serait pas de trop pour vous aider à adopter ce cycle de travail. Vous avez le choix entre un outil manuel tel qu’un sablier ou l’une des nombreuses applications tels que Focus Time sur App Store, Scheduler sur Android ou encore l’extension Marinara sur Chrome.
2. Écarter les sources de distraction
Combien du temps que vous devriez passer sur une tâche professionnelle consacrez-vous aux réseaux sociaux ? Combien de fois vous êtes-vous déjà laissé distraire par une publicité ? Internet est à la fois un excellent outil de travail et l’une des sources majeures de distraction au quotidien. Vous devez pouvoir rester concentré pendant tout le temps nécessaire à votre activité professionnelle. Plus facile à dire qu’à faire sans doute.
Heureusement, de nombreux outils ont été concus pour vous aider garder le contrôle. Avec l’application Freedom , par exemple, vous pouvez bloquer l’accès aux sites de votre choix durant le temps voulu. Adieu les notifications intempestives. Rien de plus simple pour bloquer les publicités que Adblock. Le choix d’utiliser votre temps à des fins productives vous appartient désormais.
3. Automatiser les tâches qui peuvent l’être
Dans votre métier, quelles sont les tâches qui peuvent être automatisées ? Dites-vous bien que vous ne pouvez pas tout faire. À défaut de ne vouloir ou de ne pouvoir déléguer, remettez-vous à l’automatisation. Les outils qui vous seront utiles dans ce contexte dépendent de votre activité. Cela dit, l’application Zapier est très pratique pour automatiser plusieurs tâches.
4. Gérer efficacement ses emails
Le traitement de ses mails est une tâche qui prend du temps. Il est certes indispensable de consulter ses mails mais vous pouvez vous organiser de façon à ne pas y passer toutes vos matinées.
Avec l’application Timyo (Time Is My Own), vous disposez d’un assistant personnel qui vous précise l’action à effectuer sur vos mails, lecture, réponse, le délai de la réponse attendue et même son degré d’urgence. En un coup d’œil, vous pouvez situer les messages à traiter prioritairement. Il y a également cleanfox qui vous permet de vous désinscrire des newsletters que vous ne lisez pas et faire le ménage en quelques clics.
5. Centraliser ses tâches avec la prise de notes
Planifier sa journée de travail, se rappeler de toutes ses tâches, noter ses bonnes idées pour ne pas oublier… il existe milles et une bonnes raisons de prendre des notes dans le contexte professionnel.
Mais le secret pour booster sa productivité grâce à la prise de note est de les centraliser en un seul endroit. Organisez-vous de façon à retrouver vos précieuses information en un temps record à chaque fois que vous en avez besoin. Adepte du stylo et du papier, gardez votre carnet de notes près de vous. Si vous préférez un outil numérique, vous avez l’embarras du choix entre Evernote, One Note ou encore Google keep, pour ne citer que ceux-là.
6. Utiliser des outils de gestion et suivi de projet
Pour chaque projet sur lequel vous intervenez, vous n’avez pas besoin d’être le chef de projet pour savoir exactement où vous et les membres de votre équipe en êtes. Pour cela, il existe de nombreux outils de gestion de projet relativement faciles à prendre en main et qui vous facilitent le travail collaboratif.
Planning, suivi client, gestion des équipes…n’auront plus de secret pour vous si vous adoptez un outil de gestion de projet. Trello et Asana sont deux outils plébiscités par de nombreux utilisateurs. À vous de trouver celui qui vous correspond le plus
7. Analyser ce qu’on a fait de son temps
À la fin de chaque journée, prenez le temps d’évaluer comment votre temps a été utilisé ? Combien de temps avez-vous passé sur ce site, sur ce projet, sur cette tâche ? Si vous travaillez en freelance ou sur la base d’un tarif horaire, vous pourrez encore plus facilement définir vos tarifs.
Savoir exactement ce qu’on a fait de son temps est indispensable pour améliorer sa productivité. Si vous avez besoin d’outils pour analyser le temps que vous consacrez à chaque activité, n’hésitez pas à essayer Toggl ou encore Rescue Time .
8. Éviter de perdre du temps entre plusieurs outils
Comme vous pouvez le constater, il existe des outils pour à peu près tout de nos jours. C’est sans doute une bonne idée de s’appuyer sur certains d’entre eux pour booster votre productivité au quotidien.
Mais gardez à l’esprit que "le trop est l’ennemi du bien". Il serait bien dommage de perdre du temps alors que les mots clés en termes de productivité sont rapidité, concentration, efficacité.
9. Définir votre propre système d’organisation
Le seul bon système d’organisation est celui qui tient compte de vos capacités, de votre disponibilité et de votre énergie au quotidien. En fonction de votre activité, de votre entreprise, de votre rythme de vous, il vous appartient de définir votre système d’organisation.
Vous pouvez vous baser sur un modèle prédéfini mais vous devez l’adapter aux challenges auxquels vous et vous seul faites face au quotidien.
10. Être bienveillant envers soi-même
Point n’est besoin de vous flageller si vous n’arrivez pas à atteindre vos objectifs tous les jours. Vous avez passé une bonne partie de la journée sur les réseaux sociaux aujourd’hui ? Ce n’est pas bien grave. Vous ferez mieux demain.
Vous avez du mal à rester concentré après la pause déjeuner ? C’est tout à fait normal. Veillez simplement à ne pas programmer dans ce lcréneau horaire les tâches qui nécessitent trop d’énergie ou de concentration. Rappelez-vous la loi de Murphy en termes de productivité, « Tout ce qui peut mal tourner, va mal tourner ». Contentez-vous de faire de votre mieux.
Vous l’aurez compris, il n’y a pas de formule magique pour devenir productif du jour au lendemain. La clé du succès est la discipline pour adopter le plus de bonnes habitudes possibles. Alors quelle bonne pratique avez-vous déjà adopté et laquelle intègre votre quotidien dès aujourd’hui ? Dites-nous tout en commentaires.